Abschließende Information zum Jahresende – Umstellung Zeiterfassungssystem
Das Jahr 2021 neigt sich dem Ende zu; die stadtinterne Umstellung unseres Zeiterfassungssystems auf die neue Version Zeus eXperience steht bevor. Mit dieser abschließenden Information vor der Umstellung gehen wir auf folgende Themen ein:
- Umstellung der Zeiterfassungsterminals am 03.01.2022 auf Zeus X
- Eventuelle Unstimmigkeiten Zeus III
- Einsatz Diensthandy/privateigenes Endgerät bei Verwendung der Zeus X
mobile App - Abwesenheit wegen Erkrankung des Kindes/Nachtragung der Arbeitszeit
- Stellvertretung im Genehmigungslauf (genehmigend oder informierend)
- Umstellung der Zeiterfassungsterminals am 03.01.2022 auf Zeus X
Am Montag, 03.01.2022, werden die Zeiterfassungsterminals von Zeus III auf Zeus X umgestellt. Aufgrund dessen können an diesem Tag keine Buchungen über die Zeiterfassungsterminals vorgenommen werden.
Buchungen können an diesem Tag ausschließlich im Zeus X Webservice oder mit der Zeus X Mobile App durchgeführt werden.
Werden an diesem Tag – trotz Arbeitsleistung – keine Buchungen getätigt, müssen diese eigenverantwortlich im Nachgang beantragt werden. Es erscheint dann am kommenden Arbeitstag die Meldung „Buchung vergessen“, z. B. an den Zeiterfassungsterminals. Diese Meldung erscheint auch dann, wenn Buchungen ordnungsgemäß erfolgt sind bzw. diese nachgetragen wurden. Bitte ignorieren Sie in diesen Fällen diese Meldung und buchen sie ganz normal.
- Eventuelle Unstimmigkeiten in Zeus III
Falls noch nicht geschehen:
Bitte prüfen Sie in Ihrem jetzigen Zeus III, ob noch offene Buchungen, Fehlbuchungen oder Ähnliches zu finden sind und korrigieren Sie diese zeitnah!
Eine nachträgliche Korrektur in Zeus III ist im Ausnahmefall möglich, sollte jedoch vermieden werden. Falls dennoch nach dem 01.01.2022 Korrekturen bei Ihnen notwendig sein sollten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
- Einsatz dienstliches Smartphone / privateigenes Endgerät bei Verwendung der Zeus X mobile App
Für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit ausschließlich oder auch über die Zeus X mobile App dokumentieren, gilt folgende Regelung:
- Dienstliches Smartphone
Steht den Mitarbeitenden ein dienstliches Smartphone zur Verfügung, das einer Person direkt zugeordnet ist und den Besitzer nicht wechselt (wie es z. B. bei manchen Rufbereitschaftshandys der Fall ist), muss vorrangig das jeweilige dienstliche Smartphone zur Verwendung der Zeus X mobile App genutzt werden.
Alle Mitarbeitenden, die für die Verwendung der App ihr dienstliches Smartphone nutzen, informieren wir zum Thema Datenschutz über das Dokument „Kenntnisnahme zur Nutzung der Zeus X mobile App auf dienstlichem Mobilgerät“. Besonders weisen wir zusätzlich auf das Informationsschreiben zum § 13 DSGVO zur Nutzung der Zeus X mobilen App (Stand 21.12.2021) hin.
Bitte unterzeichnen Sie das erstgenannte Dokument und senden es an den Fachbereich Personal und Organisation, Team Zeitwirtschaft, zurück.
Die Dokumente finden Sie auf zeuswiki.offenburg.digital, Rubrik Downloads
Downloads – Zeus-Wiki der Stadt Offenburg
- Privateigenes mobiles Endgerät (z. B. privates Smartphone)
Steht den Mitarbeitenden kein personenbezogenes dienstliches Smartphone zur Verfügung, kann zur Verwendung der Zeus X mobile App das privateigene Endgerät genutzt werden.
Alle Mitarbeitenden, die für die Verwendung der App ihr privateigenes Endgerät (z. B. privates Smartphone) nutzen, müssen gegenüber dem Fachbereich Personal und Organisation ihr Einverständnis zur Nutzung der Zeus X mobile App auf dem privateigenen Endgerät erklären und ihr Einverständnis hierfür geben.
Auch weisen wir zusätzlich auf das Informationsschreiben zum § 13 DSGVO zur Nutzung der Zeus X mobilen App (Stand 21.12.2021) hin.
Wir bitten Sie, die Einverständniserklärung zur Nutzung der Zeus X mobile App auf privatem Smartphone (Stand 22.12.2021) unterschrieben
an den Fachbereich Personal und Organisation, Team Zeitwirtschaft, zurückzusenden.
Das Formular finden Sie ebenfalls unter zeuswiki.offenburg.digital unter dem Reiter Downloads
Downloads – Zeus-Wiki der Stadt Offenburg
- Abwesenheit wegen Erkrankung des Kindes/Nachtragung der Arbeitszeit
Sollte Sie wegen Erkrankung des Kindes nicht arbeiten können, da Sie das erkrankte Kind betreuen müssen, fehlt Ihnen für diese/n Tag/Tage die Arbeitszeit.
Die Bescheinigung „Erkrankung Kind“ ist an den Fachbereich Personal und Organisation, Team Bezügeabrechnung, zu senden.
Nachdem die Bescheinigung bei Team Bezügeabrechnung eingegangen ist, erfolgt zeitnah die Erfassung in SAP HR. Über Workflow wird dieser Vorgang an Team Zeitwirtschaft gemeldet. Team Zeitwirtschaft trägt Ihnen die fehlende/n Arbeitszeit/en in Zeus X nach.
Bitte auf keinen Fall andere Abwesenheiten (z. B. arbeitsunfähig für sich selbst) für diesen Zeitraum der Abwesenheit wegen Erkrankung des Kindes in Zeus X über den Genehmigungslauf beantragen.
Sollten dennoch Anträge bei den Genehmigenden eingehen, sind diese von den Führungskräften abzulehnen.
- Stellvertretung im Genehmigungslauf (genehmigend oder informierend)
Genehmigende Stellvertretung im Genehmigungslauf
Beim Stellen von Fehlzeitanträgen kann optional eine Person oder mehrere Personen aus dem eigenen Bereich in den Genehmigungslauf zur Genehmigung zwischengeschaltet werden. Dann muss der Fehlzeitantrag erst von diesen Personen genehmigt werden, bevor er an die direkte Führungskraft gelangt.
Im Genehmigungslauf ist nicht die Führungskraft zur Vorabgenehmigung hinzuzunehmen; die Führungskraft erhält somit zwei Genehmigungsanträge.
Informierende Stellvertretung im Genehmigungslauf
Wie beim zuvor genannten Genehmigungslauf, jedoch nur informierend. Hier ist der Fehlzeitantrag nicht vorab zu genehmigen.
Bei Fragen steht Ihnen das Team Zeitwirtschaft gerne zur Verfügung!
Ihnen allen wünschen wir erholsame Feiertage und einen guten Start ins Neue Jahr 2022! Wir freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit. Bleiben Sie gesund.
