Regelung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung  ab 1. Januar 2023

Mit der Mitarbeiterinfo per Mail vom 25.11.2022 bzw. der Information über das Intranet vom 28.11.2022 informierten wir, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf gelbem Papier bei gesetzlich Krankenversicherten ab dem 01.01.2023 von dem Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst wird. Beamte*innen sowie Privatversicherte erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung.

So muss der bisherige interne Meldeprozess (via Papiervordruck) für alle Mitarbeitende verändert werden. Hiermit geben wir einen Überblick zum Meldeprozess ab dem 01.01.2023.

Aus Vereinfachungsgründen werden nachfolgend Ihre unmittelbare Führungskraft, die Stellvertretung oder der von der Führungskraft benannten Person für den jeweiligen Verantwortungsbereich als „benannte Person“ bezeichnet.

Welche Änderungen ergeben sich für die Mitarbeitenden?

An der Meldepflicht einer Arbeitsunfähigkeit ändert sich für die Mitarbeitenden erstmal nichts. Denn: Die Vorlagepflicht entfällt zwar, nicht aber die Melde- bzw. Informationspflicht (§ 5 Abs. 1 EFZG).

Sollten Sie arbeits- oder dienstunfähig sein, ist es Ihre Pflicht, dies und die voraussichtliche Dauer sofort (morgens zum Arbeitsbeginn) der in Ihrem Verantwortungsbereich benannten Person telefonisch mitzuteilen, damit Ihre Vertretung geregelt werden kann.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, haben Sie sich dies spätestens am darauffolgenden Arbeitstag (spätestens am 4. Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit) von Ihrem Arzt bescheinigen zu lassen. Das Wochenende bzw. Feiertage zählen bei der Drei-Tages-Frist mit.
Beispiel: Angenommen der erste krankheitsbedingte Fehltag ist der Freitag. Dann wird spätestens am Montag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung benötigt, denn Samstag und Sonntag zählen zu der Drei-Tages-Frist. Gleiches gilt für Feiertage.

In bestimmten Fällen – besonders bei häufigen Kurzerkrankungen – kann vom Arbeitgeber bzw. Dienstherr schon ab dem ersten Tag die Vorlage einer Bescheinigung des Arztes gefordert werden.

Wie erhält der Arbeitgeber die zum Abruf notwendigen Daten?

Es ist erforderlich, dass der Arbeitgeber tagegenau über die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeitenden informiert wird (mit oder ohne Attest, etc). Anhand der „Checkliste Arbeitsunfähigkeit“ teilt der erkrankte Mitarbeitende der benannten Person alle zum Abruf notwendigen Daten mit (Erst- bzw. Folgebescheinigung, Arbeitsunfall, etc.). Im „Merkblatt Arbeitsunfähigkeit“ sind alle Sachverhalte ausführlich erläutert (Nachschlagewerk).

Wann ist der Arbeitgeber zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse berechtigt?

Erst nachdem die Krankmeldung des Mitarbeitenden erfolgt ist, darf der Arbeitgeber eine Abfrage zur Arbeitsunfähigkeit bei der zuständigen Krankenkasse einholen. Die Abfrage erfolgt per Datenaustausch über das Personalabrechnungsprogramm.

Wie gelangen die Daten zum Fachbereich Personal und Organisation?
Aktuell sind noch nicht alle Mitarbeitende an das Zeiterfassungssystem ZEUS X angeschlossen. Bis dahin gibt es zwei Arten des Meldeprozesses:

• ZEUS: Die benannte Person trägt die Abwesenheit (NEU: mit automatisierter Arbeitszeitgutschrift) in ZEUS X ein. Die Daten werden in einem zweiten Schritt in das Abrechnungsprogramm übernommen.
  Hinweis: Eine Gesundmeldung sowie der bisherige Workflow (im Nachgang nach Wiederaufnahme der Arbeit) zur Beantragung der Arbeitszeitgutschrift entfällt.
• Cloud-Formular: Für alle nicht an ZEUS angebundenen Mitarbeitenden meldet die benannte Person die Abwesenheit anhand des Cloud-Formulars (Krank bzw. Gesundmeldung). Die Daten werden manuell ins Abrechnungsprogramm eingepflegt.

• Nachdem die Daten im Abrechnungsprogramm eingetragen sind, kann die Anfrage zur eAU erfolgen.

Gibt es Ausnahmen von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Folgende Abwesenheitsarten werden wie bisher vom Personalservice erfasst. Bitte die Unterlagen verschlossen an den Fachbereich 2.1. Personalservice senden:

• Kind krank

• Wiedereingliederungen
• Reha/Kur (auch Mutter-Kind-Kur)

Was gilt für Beamte*innen und Privatversicherte (= nicht am Verfahren teilnehmende Personen)?

Die Meldung zur Arbeitsunfähigkeit erfolgt ebenfalls entweder über ZEUS oder das Cloud-Formular. Die Vorlagepflicht besteht weiterhin. Die ärztliche Bescheinigung muss wie bisher in einem verschlossenen Umschlag an den Fachbereich 2.1 Personalservice weitergeleitet werden.

Testphase

Um einen möglichst reibungslosen Ablauf zum Jahresbeginn gewährleisten zu können, befindet sich der Fachbereich Personal und Organisation aktuell in einer Testphase.

Haben Sie Fragen?

Gerne sind wir bei Fragen auch persönlich für Sie da und stehen Ihnen beratend zur Seite.

Für die Beantwortung häufig gestellter Fragen erstellen wir aktuell einen FAQ-Katalog. Zur Erläuterung der künftigen Erfassung in ZEUS bzw. der Cloud-Formulare werden in Kürze Videos über die Homepage https://zeuswiki.offenburg.digital und dem Intranet veröffentlicht.

Schon jetzt vielen Dank für Ihr Mitwirken bei der Umstellung.

Ihr Fachbereich Personal und Organisation