elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 1. Januar 2023

Das Jahr 2022 neigt sich dem Ende entgegen. Die Einführung des Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zum 01.01.2023 steht bevor. Mit dieser abschließenden Information wollen wir noch auf einige Themen zum künftigen internen Meldeprozess bei der Stadt Offenburg eingehen.

1. Meldeprozess
2. Benannte Personen
3. Übersicht zur Gesprächsführung (Entgegennahme der Arbeitsunfähigkeiten): Checkliste und Merkblatt
4. Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital
5. FAQs
6. Gesundmeldung und Arbeitszeitgutschrift 
7. Fehlzeiten über den Jahreswechsel
8. Webex-Meetings: Ihre Fragen, unsere Antworten

1. Meldeprozess
   Aktuell sind noch nicht alle Mitarbeitende an das Zeiterfassungssystem ZEUS X angeschlossen. Bis dahin gibt es zwei Arten des Meldeprozesses:

Mitarbeitende mit ZEUS-Anbindung            =>       ZEUS
Mitarbeitende ohne ZEUS-Anbindung         =>       Cloud-Formular

2. Benannte Personen
   Ab dem 01.01.2023 werden in den jeweiligen Bereichen von Ihrer Führungskraft „benannte Personen“ (= Führungskraft, die Stellvertretung oder der von der Führungskraft benannten Person) die Meldungen zur Arbeitsunfähigkeit entgegennehmen und entweder über ZEUS oder das Cloud-Formular weitermelden.

• Wir bitten die Führungskräfte, die „benannten Personen“ sowie alle Mitarbeitende in Ihrem Verantwortungsbereich über die Zuständigkeit ab dem 01.01.2023 zu informieren.
• Die „benannten Personen“, die berechtigt sind, über das Cloud-Formular Meldungen zu übermitteln, erhalten in den nächsten Tagen ein Schreiben mit einer persönlichen Melde-ID. Sie ist zur Berechtigungsprüfung bei Meldungen notwendig.

3. Übersicht zur Gesprächsführung (Entgegennahme der Arbeitsunfähigkeiten): Checkliste und Merkblatt
   Die Checkliste dient als Übersicht zur Gesprächsführung zwischen dem erkrankten Mitarbeitenden und der benannten Person bei Meldung einer Arbeitsunfähigkeit. Im Merkblatt sind alle Sachverhalte ausführlich erläutert (Nachschlagewerk).

4. Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital
   Ab sofort stehen Ihnen über das Intranet und über die Online-Bibliothek Informationen, Videos und Tutorials zur Erläuterung der künftigen Meldung und Erfassung in ZEUS bzw. der Cloud-Formulare zur Verfügung. Bitte nutzen Sie diese Online Bibliothek, um sich frühzeitig und eigenverantwortlich mit dem künftigen Meldeprozess vertraut zu machen.

5. FAQs
   Für die Beantwortung häufig gestellter Fragen stehen Ihnen FAQs zur Verfügung. Der Katalog wird fortlaufend aktualisiert.

6. Gesundmeldung und Arbeitszeitgutschrift
   Für Mitarbeitende mit ZEUS-Anbindung entfällt künftig die Gesundmeldung sowie der bisherige Workflow (im Nachgang nach Wiederaufnahme der Arbeit) zur Beantragung der Arbeitszeitgutschrift. Dies erfolgt künftig automatisiert mit Eintragung der Arbeitsunfähigkeiten durch die benannten Personen.
   Für Mitarbeitende ohne ZEUS-Anbindung ist eine Gesundmeldung über das Cloud-Formular erforderlich. Die Arbeitszeitgutschrift erfolgt wie bisher über die Arbeitszeitkarte.

7. Fehlzeiten über den Jahreswechsel
   Über den Jahreswechsel fortbestehende Krankheiten, müssen im neuen Jahr von den benannten Personen neu gemeldet werden.
   
   Der Workflow Krank kann vom Mitarbeitenden nur noch bis zum Jahresende beantragt werden. Bitte prüfen Sie, ob noch offene AZ-Beantragungen vorhanden sind und korrigieren Sie diese zeitnah. Eine nachträgliche Korrektur ist im Ausnahmefall möglich, sollte aber vermieden werden. Falls dennoch Korrekturen notwendig sind, nehmen Sie bitte mit dem Team Zeitwirtschaft Kontakt auf.

8. Webex-Meetings: Ihre Fragen, unsere Antworten
   Gerne sind wir über unser genanntes Informationsangebot bei Fragen auch persönlich für Sie da und stehen Ihnen beratend zur Seite. Weiterhin bieten wir zum Austausch folgende Webex-Meetings an:
   
   Mittwoch, 18.01.2023   –          10.00 – 11.00 Uhr   Webex-Meeting 1
   Dienstag, 31.01.2023   –           14.00 – 15.00 Uhr  Webex-Meeting 2

Bei Interesse bitte eine Email an Zeus.Anfrage@offenburg.de unter Angabe des gewünschten Termins senden. Sie erhalten umgehend ein Einladung zu einem Webex-Termin per Email.

Zukünftig werden wir sowohl im Intranet und über die Online-Bibliothek im Intranet informieren. Schauen Sie deshalb bitte regelmäßig auf die vorgenannten Seiten.

Ihnen allen wünschen wir erholsame Feiertage, einen schönen Jahresausklang und einen guten Start in das Jahr 2023.

Fachbereich Personal und Organisation