Information zur Einführung von ZEUS X im Bereich der Schulsekretariate zum 01.05.2022
Sehr geehrte Mitarbeitende,
wie bereits informiert steht zum 01.05.2022 die Einführung von Zeus X in den Schulsekretariaten an.
Es werden zwei Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung angeboten:
- per PC über den Zeus X WebService oder
- per Zeus X mobile App über das private Smartphone
Die App kann im Apple AppStore oder Google Playstore kostenfrei heruntergeladen werden (Zeus X mobile) – NICHT Plus.
Den Zeus X WebService erreichen Sie zukünftig unter der Internetseite
zeus.offenburg.digital
Weiter gehen wir mit dieser Information auf folgende Themen näher ein:
- Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital / Schulungen
- Pausenregelung in Zeus X
- Überstundenberechtigung / Rahmenarbeitszeiterweiterung
- Zeus X Mobile App: GPS-Standortermittlung
- Einsatz dienstliches Smartphone / privateigenes Endgerät bei Verwendung der Zeus X mobile App
- Abwesenheiten – Urlaube und andere Fehlzeiten (z. B. Gleitfrei)
- Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital / Schulungen
Ab sofort steht Ihnen die Online-Bibliothek zur Einführung von Zeus X in den Schulsekretariaten zur Verfügung.
Sie erreichen die Homepage unter folgender URL
zeuswiki.offenburg.digital
Bitte nutzen Sie diese Online-Bibliothek, um sich frühzeitig und eigenverantwortlich über den Umgang mit Zeus X zu informieren.
Wir haben uns intern darauf verständigt, dass wir ausschließlich die „Genehmigenden“ schulen. Für die übrigen Nutzer der Zeus X Mobile App und des
Zeus X WebService haben wir sehr aufwendig Videos, Tutorials und Benutzerhandbücher erstellt.
Mit dem Personalrat haben wir vereinbart, dass die o. g. Videos, die Tutorials und die Benutzerhandbücher AUF ARBEITSZEIT gesichtet werden können.
Zukünftig werden wir über die Online-Bibliothek im Internet informieren. Schauen Sie deshalb regelmäßig auf die vorgenannte Seite.
- Pausenregelung in Zeus X
In Zeus X wird die Pausenregelung mit der sogenannten „Schwellenpause“ abgebildet (§ 4 ArbZG). Zeus X wird Ihnen Ihre Pause abziehen, nachdem Sie sechs Stunden gearbeitet haben. Somit wird sichergestellt, dass Sie Ihre Pause nach einer tatsächlichen Arbeitszeit von sechs Stunden wahrnehmen. Nach weiteren drei Stunden Arbeitszeit wird Ihnen nochmals eine Pause von 15 Minuten abgezogen.
Wir empfehlen daher, Ihre Pause jeweils vor Ablauf der sechs oder neun Stunden wahrzunehmen.
- Überstundenberechtigung / Rahmenarbeitszeiterweiterung
Begriffsdefinitionen
Überstundenberechtigung = Arbeitsleistung größer 10 Stunden/Tag
Diese geleistete Arbeitszeit wird nicht automatisch auf Ihrem Stundensaldo gutgeschrieben. Es muss hierfür die Überstundenberechtigung beantragt werden
Rahmenarbeitszeiterweiterung = Die Rahmenarbeitszeit der Stadt Offenburg ist definiert. Arbeiten Sie außerhalb dieser Rahmenarbeitszeit, werden diese Zeiten nicht automatisch
Ihrem Stundensaldo hinzugezählt, sondern sie müssen diese geleisteten Zeiten beantragen
Wie Sie die Überstundenberechtigung bzw. die Rahmenarbeitszeiterweiterung beantragen, können Sie der Bedienungsanleitung bzw. den Videos auf der Internet- Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital entnehmen.
- Zeus X Mobile App: GPS-Standortermittlung
Die Zeus X Mobile App bietet die Möglichkeit der GPS-Standortermittlung beim Tätigen von Buchungen.
Zur Einführung von Zeus X zum 01.01.2022 haben wir diese Option ausgeschaltet.
Alle Buchungen über die Zeus X Mobile App werden derzeit ohne GPS-Daten übermittelt.
Zum 01.01.2022 wurden bereits die städtischen Mitarbeitende, welche ihre Arbeitszeiten in Zeus III dokumentiert haben, auf Zeus eXperience (Zeus X) umgestellt.
- Einsatz dienstliches Smartphone / privateigenes Endgerät bei Verwendung der Zeus X mobile App
Für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit ausschließlich oder auch über die Zeus X mobile App dokumentieren, gilt folgende Regelung:
Dienstliches Smartphone
Steht den Mitarbeitenden ein dienstliches Smartphone zur Verfügung, das einer Person direkt zugeordnet ist und den Besitzer nicht wechselt (wie es z. B. bei manchen Rufbereitschaftshandys der Fall ist), muss vorrangig das jeweilige dienstliche Smartphone zur Verwendung der Zeus X mobile App genutzt werden.
Alle Mitarbeitenden, die für die Verwendung der App ihr dienstliches Smartphone nutzen, informieren wir zum Thema Datenschutz über das Dokument
„Kenntnisnahme zur Nutzung der Zeus X mobile App auf dienstlichem Mobilgerät“.
Besonders weisen wir zusätzlich auf das Informationsschreiben zum § 13 DSGVO zur Nutzung der Zeus X mobilen App (Stand 21.12.2021) hin.
Bitte unterzeichnen Sie das erstgenannte Dokument und senden es an den Fachbereich Personal und Organisation, Team Zeitwirtschaft, zurück.
Die Dokumente finden Sie auf zeuswiki.offenburg.digital, Rubrik Downloads
Privateigenes mobiles Endgerät (z. B. privates Smartphone)
Steht den Mitarbeitenden kein personenbezogenes dienstliches Smartphone zur Verfügung, kann zur Verwendung der Zeus X mobile App das privateigene Endgerät genutzt werden.
Alle Mitarbeitenden, die für die Verwendung der App ihr privateigenes Endgerät (z. B. privates Smartphone) nutzen, müssen gegenüber dem Fachbereich Personal und Organisation ihr Einverständnis zur Nutzung der Zeus X mobile App auf dem privateigenen Endgerät erklären und ihr Einverständnis hierfür geben.
Auch weisen wir zusätzlich auf das Informationsschreiben zum § 13 DSGVO zur Nutzung der Zeus X mobilen App (Stand 21.12.2021) hin.
6. Abwesenheiten – Urlaube und andere Fehlzeiten (z. B. Gleitfrei)
Urlaube (auch wenn schon über die Urlaubskarte 2022 beantragt) und andere Fehlzeiten müssen ab Mai 2022 neu in Zeus X beantragt werden