Sehr geehrte Mitarbeitende,
wie bereits informiert werden zum 01.01.2022 die städtischen Mitarbeitende, die aktuell ihre Arbeitszeiten in Zeus III dokumentieren, auf Zeus eXperience (Zeus X) umgestellt. Mit dieser Information gehen wir auf folgende Themen näher ein:
1. Umstellung der Zeiterfassungsterminals am 03.01.2022 auf Zeus X
2. Urlaubsübertragung/Stundensaldo von Zeus III nach Zeus X / Verfügbarkeit Zeus III nach dem 01.01.2022
3. Pausenregelung in Zeus X
4. Überstundenberechtigung/Rahmenarbeitszeit-Erweiterung
5. Saldoanzeige an den Zeiterfassungsterminals
6. Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital/Schulungen
7. Zeus X Mobile App: GPS-Standortermittlung
8. Sekretariatsfunktion in Zeus X/Beschäftigungsnachweise
1. Umstellung der Zeiterfassungsterminals am 03.01.2022 auf Zeus X
Am Montag, 03.01.2022, werden die Zeiterfassungsterminals von Zeus III auf Zeus X umgestellt. Aufgrund dessen können an diesem Tag keine Buchungen über die Zeiterfassungsterminals vorgenommen werden.
Buchungen können an diesem Tag ausschließlich im Zeus X WebService oder mit der Zeus X Mobile App durchgeführt werden.
Werden an diesem Tag – trotz Arbeitsleistung – keine Buchungen getätigt, müssen diese eigenverantwortlich im Nachgang beantragt werden. Es erscheint dann am kommenden Arbeitstag die Meldung „Buchung vergessen“ z. B. an den Zeiterfassungsterminals! Diese Meldung erscheint auch dann, wenn Buchungen ordnungsgemäß erfolgt sind bzw. diese nachgetragen wurden. Bitte ignorieren Sie in diesen Fällen diese Meldung und buchen sie ganz normal.
2. Urlaubsstände / Stundensalden von Zeus III nach Zeus X Verfügbarkeit Zeus III nach dem 01.01.2022
Die Übertragung der Urlaubstände und der Stundensalden zum Stand 31.12.2021 erfolgt in der Kalenderwoche 2 im Jahre 2022 (Montag, 10.01.2022, bis Sonntag, 16.01.2022).
In der Zeit nach Systemstart bis dahin werden Ihnen die falschen Urlaubsstände bzw. Stundensalden angezeigt. Es gehen keinerlei Stände und Salden aus Zeus III verloren.
Geplante Abwesenheiten für Januar 2022 werden ebenso in Zeus X übernommen. Abwesenheiten ab Februar 2022 müssen in Zeus X neu beantragt werden (ausgenommen sind u. a. die längeren Abwesenheiten Mutterschutz, Elternzeit, Sonderurlaub etc.).
Zeus III steht Ihnen nach dem 01.01.2022 zur Einsicht weiterhin über das Intranet zur Verfügung.
Bitte prüfen Sie in Ihrem jetzigen Zeus III, ob noch offene Buchungen, Fehlbuchungen oder Ähnliches zu finden sind und korrigieren Sie diese zeitnah! Eine nachträgliche Korrektur in Zeus III ist im Ausnahmefall möglich, sollte aber vermieden werden. Falls dennoch Korrekturen bei Ihnen notwendig sind, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf!
3. Pausenregelung in Zeus X
Um § 4 ArbZG gerecht zu werden, gibt es nun eine neue Einstellung bezüglich der Pausenregelung. Zeus III hat Ihre Pause am Tagesende abgezogen. Mit der Umstellung auf Zeus X steigen wir auf die sogenannte „Schwellenpause“ um. Zeus X wird Ihnen Ihre Pause abziehen, nachdem Sie sechs Stunden gearbeitet haben. Somit wird sichergestellt, dass Sie Ihre Pause nach einer tatsächlichen Arbeitszeit von sechs Stunden wahrnehmen. Nach weiteren drei Stunden Arbeitszeit wird Ihnen nochmals eine Pause von 15 Minuten ab-gezogen.
Wir empfehlen daher, Ihre Pause jeweils vor Ablauf der sechs oder neun Stunden wahrzunehmen.
4. Überstundenberechtigung / Rahmenarbeitszeiterweiterung
Begriffsdefinitionen
Überstundenberechtigung
= Arbeitsleistung größer 10 Stunden/Tag. Diese geleistete Arbeitszeit wird nicht automatisch auf Ihrem Stundensaldo gutgeschrieben. Es muss hierfür die Überstundenberechtigung beantragt werden
Rahmenarbeitszeiterweiterung
= Die Rahmenarbeitszeit der Stadt Offenburg ist definiert. Arbeiten Sie außerhalb dieser Rahmenarbeitszeit, werden diese Zeiten nicht automatisch Ihrem Stundensaldo hinzugezählt, sondern sind müssen diese geleisteten Zeiten beantragen
Wie Sie die Überstundenberechtigung bzw. die Rahmenarbeitszeiterweiterung beantragen, können Sie der Bedienungsanleitung bzw. den Videos auf der Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital entnehmen.
5. Saldoanzeige an den Zeiterfassungsterminals
Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird Ihnen Ihr Stundensaldo in Zukunft nicht mehr automatisch auf den Zeiterfassungsterminals angezeigt.
Stattdessen können Sie Ihren Stundensaldo aber weiterhin über die „I-Taste“ am Zeiterfassungsterminal oder über Ihren Zeus X WebService einsehen.
Sollten Sie weiterhin den Stundensaldo auf dem Zeiterfassungsterminal angezeigt haben wollen, können Sie dies formfrei per E-Mail beantragen.
Nutzen Sie hierfür folgende Email-Adresse: zeus.anfrage@offenburg.de
6. Internet-Bibliothek zeuswiki.offenburg.digital/Schulungen
Ab sofort steht Ihnen die Online-Bibliothek zur Einführung von Zeus X bei der Stadt Offenburg zur Verfügung.
Sie erreichen die Homepage unter folgender URL
zeuswiki.offenburg.digital
Bitte nutzen Sie diese Online-Bibliothek, um sich frühzeitig und eigenverantwortlich über den Umgang mit Zeus X zu informieren.
Wir haben uns intern darauf verständigt, dass wir ausschließlich die „Genehmigenden“ online schulen. Für die übrigen Nutzer der Zeus X Mobile App und des Zeus X WebService haben wir sehr aufwendig Videos, Tutorials und Benutzerhandbücher erstellt.
Mit dem Personalrat haben wir vereinbart, dass die o. g. Videos, die Tutorials und die Benutzerhandbücher AUF ARBEITSZEIT gesichtet werden können.
Zukünftig werden wir sowohl im Intranet und über die Online-Bibliothek im Internet informieren. Schauen Sie deshalb regelmäßig auf die vorgenannten Seiten.
7. Zeus X Mobile App: GPS-Standortermittlung
Die Zeus X Mobile App bietet die Möglichkeit der GPS-Standortermittlung beim Tätigen von Buchungen.
Zur Einführung von Zeus X zum 01.01.2022 haben wir diese Option ausgeschaltet. Alle Buchungen über die Zeus X Mobile App werden derzeit ohne GPS-Daten übermittelt.
8. Sekretariatsfunktion in Zeus X/Beschäftigungsnachweise
Die Sekretariatsfunktion gibt es in Zeus X nicht.
Bisher wurden die Beschäftigungsnachweise oft von den Sekretariaten ausgefüllt und über die Führungskraft zur Auszahlung an die Personalabteilung gegeben.
Zukünftig (ab 01.03.2022 – VORVORMONAT ==> 12.2021 wird in 02.2021 bezahlt/01.2022 wird in 03.2022 bezahlt) sind die Beschäftigungsnachweise von den Mitarbeitenden eigenverantwortlich auszufüllen und über die Führungskraft an die Personalabteilung zu senden. Die Beschäftigungsnachweise werden wir zeitnah auf der Homepage (zeus-wiki.offenburg.digital) ablegen, so dass auch alle Mitarbeitende einen Zugriff auf die Formulare haben.
FÜR FRAGEN STEHT IHNEN DAS TEAM ZEITWIRTSCHAFT SELBSTVERSTÄNDLICH GERNE ZUR VERFÜGUNG.