Sehr geehrte Mitarbeitende,

die Herstellerfirma unseres Zeiterfassungsprogramms Zeus stellt zum Jahresende den Support für die aktuelle Zeus-Version III ein. Aus diesem Grund werden wir alle Mitarbeitenden der Stadt Offenburg, die aktuell Ihre Arbeitszeiten in Zeus III dokumentieren, zum 1. Januar 2022 auf die neue Version Zeus eXperience (Zeus X) umstellen.

Derzeit sind schon vereinzelte Bereiche Teil einer produktiven Testphase. Dies ermöglicht es uns, eventuelle Fehler im System früh zu erkennen, damit die tatsächliche Umstellung zum Jahresbeginn 2022 so reibungslos wie möglich verläuft.

Inhaltlich wird sich für Sie als Mitarbeitende nicht viel ändern. Zeus X ist von der Handhabung um einiges benutzerfreundlicher und übersichtlicher.

Standardmäßig sind Buchungen per Chip an den Zeus Terminals möglich. Auch steht Ihnen der WebService von Zeus X für Buchungen und Anträge zur Verfügung.

Den Zeus X-WebService erreichen Sie zukünftig unter der Internetseite zeus.offenburg.digital Die URL wird zeitnah auch ins städtische Intranet eingebunden.

Hier ein paar grundlegende Änderungen im Voraus:

• Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird Ihnen Ihr Stundensaldo in Zukunft nicht mehr automatisch auf den Buchungsterminals angezeigt. Zukünftig können Sie den Stundensaldo am Terminal oder auch im Webservice abrufen.
• Die Telefonbuchung entfällt. Stattdessen wird die Zeus X Mobile App für Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Sie haben in Vorbereitung auf die Umstellung Folgendes zu tun:

• Ihr Urlaubsanspruch und Ihr Stundensaldo werden zum Stand 31.12.2021 in der zweiten Januarwoche 2022 von Zeus III nach Zeus X übertragen. Geplante Abwesenheiten für Januar 2022 werden ebenso in Zeus X übernommen. Abwesenheiten ab Februar 2022 müssen in Zeus X neu beantragt werden.
• Bitte prüfen Sie in Ihrem jetzigen Zeus III, ob noch offene Buchungen, Fehlbuchungen oder Ähnliches zu finden sind und korrigieren Sie diese zeitnah! Eine nachträgliche Korrektur in Zeus III ist im Ausnahmefall möglich, sollte aber vermieden werden. Falls dennoch Korrekturen bei Ihnen notwendig sind, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf!

In den kommenden Wochen wird Ihnen eine Internetseite zur Verfügung gestellt, auf der wir Videos und Dokumente hochladen, die Ihnen die Anwendung des Zeus X Webservice und der Zeus X-Mobile App erklären und die Bedienung erleichtern. Den Link erhalten Sie sobald wie möglich.

Weitere Details zur Umstellung gehen Ihnen in den nächsten Tagen/Wochen zu.

Schon jetzt vielen Dank für Ihr Mitwirken bei der Umstellung.

Ihr Team Zeitwirtschaft

Lea Vogt, Daniel Schmiederer, Daniel Fischer